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樣品管理是貫穿于檢驗檢測機(jī)構(gòu)整個管理體系的重要內(nèi)容。加強(qiáng)樣品管理對提高檢驗檢測機(jī)構(gòu)的建設(shè)和管理水平具有重要的意義。
1、樣品管理的目的 對樣品的接收、制備、保管和處理等各個環(huán)節(jié)實施有效的質(zhì)量控制, 保證樣品的代表性、有效性和完整性。 2、樣品管理員的要求
(1) 負(fù)責(zé)樣品的入庫、制備、發(fā)放、儲存、整理和過期清理等工作。
(2) 應(yīng)當(dāng)熟悉檢驗檢測機(jī)構(gòu)的承檢能力、樣品的特性和制備規(guī)程, 嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程制樣、管理樣品, 并做好相關(guān)記錄。
(3) 熟練使用制樣設(shè)備, 負(fù)責(zé)所用設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、送檢。
(4) 負(fù)責(zé)樣品室溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境條件的控制, 按樣品性質(zhì)合理選擇存放方式, 盡力保持樣品性質(zhì)不變。
(5) 監(jiān)督領(lǐng)取、還樣人員認(rèn)真、客觀填寫樣品領(lǐng)用和返還記錄。
(6) 保持樣品庫及相關(guān)設(shè)備清潔、整齊, 保持樣品擺放有序。
(7) 做好防火、防盜及樣品安全、保密工作。
(8) 負(fù)責(zé)過期樣品清理的申報及審批后的過期樣品清理工作。
3、樣品的接收
(1) 一切來樣均由業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)辦理接收手續(xù)。
(2) 樣品抵達(dá)檢驗檢測機(jī)構(gòu)后, 應(yīng)立即辦理入庫手續(xù)。抽樣人員與樣品管理員一起檢查樣品及樣品包裝、簽封標(biāo)志是否完好, 檢查樣品規(guī)格型號、批號、數(shù)量、生產(chǎn)單位是否與抽樣單一致, 有無損壞、污染, 是否已過保質(zhì)期等情況。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)做好記錄, 提出處理意見, 報業(yè)務(wù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)解決。
(3) 當(dāng)有客戶委托檢測樣品時, 由業(yè)務(wù)辦公室管理人員與客戶接洽, 要了解需檢測的項目, 檢測的方法等, 當(dāng)確認(rèn)可以承接時, 業(yè)務(wù)辦公室管理人員與客戶應(yīng)當(dāng)面查驗樣品狀況, 核查樣品的數(shù)量、送樣量是否滿足檢測的要求, 指導(dǎo)委托方按規(guī)定填寫“檢驗委托單”, 擬定取報告日期, 必要時可了解樣品性質(zhì)、保存條件、生產(chǎn)工藝等以利檢測。特殊要求應(yīng)在備注欄內(nèi)填寫清楚。最后由收、送樣人核對簽字。
4、樣品的標(biāo)識
檢驗檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)使每個樣品均有可溯源的唯一標(biāo)識。當(dāng)樣品接收后, 應(yīng)當(dāng)及時加貼樣品標(biāo)識, 并保證在整個流轉(zhuǎn)期間標(biāo)識的完整性, 確保樣品不重號、不錯號、不混淆。
5、樣品的入庫
(1) 收樣人員應(yīng)及時通知樣品管理員將辦理好登記手續(xù)的樣品轉(zhuǎn)入樣品室。
(2) 樣品應(yīng)逐份登記建帳, 做到帳、物相符, 按照檢驗檢測機(jī)構(gòu)的樣品編號規(guī)則對樣品進(jìn)行編號, 一樣一號;正、副樣應(yīng)分區(qū)存放, 不同類別 (如食品類、飼料類) 的樣品應(yīng)分架擺放, 按編號順序排列整齊。農(nóng)藥等有毒有害易揮發(fā)樣品應(yīng)單獨存放。
(3) 樣品室應(yīng)采取措施防霉、防蟲、防污染、防變質(zhì)、防丟失。需要冷藏、冷凍、避光、密封、隔離保存的樣品一定要采取相應(yīng)的保存措施, 應(yīng)配備空調(diào)、冰箱等設(shè)施, 樣品冷藏柜和電冰箱應(yīng)分區(qū)專用, 并經(jīng)常查看樣品, 發(fā)現(xiàn)問題及早處理。
(4) 樣品庫應(yīng)清潔、整齊、干燥, 有安全設(shè)施。非樣品管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入樣品庫。
6、制樣
(1) 樣品管理員嚴(yán)格按照樣品性質(zhì)和檢測規(guī)范的要求及時制備樣品。
(2) 選擇制樣工具和方法, 遵守制備程序, 不得隨意更改簡化, 應(yīng)保持制樣場所清潔無污染, 確保樣品制備的質(zhì)量。
(3) 認(rèn)真填寫制樣記錄, 制備后正樣供測試用, 副樣保存供復(fù)測用。對于貴重樣品、仲裁檢驗樣品和需返還用戶的樣品還應(yīng)記錄制備樣品和重量。
7、樣品的領(lǐng)用、返還
(1) 有關(guān)檢測人員憑“檢測樣品流轉(zhuǎn)單”到樣品庫登記領(lǐng)取樣品, 如樣品不符合檢測要求, 應(yīng)向業(yè)務(wù)辦公室負(fù)責(zé)人反映, 以便及時采取相應(yīng)處理措施。
(2) 測試用樣品一般應(yīng)摘去商標(biāo), 用樣品編號代替。
(3) 稱樣完畢, 應(yīng)及時將剩余的完好樣品退樣品庫保存。由樣品管理員做好返還樣品的驗收、登記、入庫。對于貴重樣品、仲裁檢驗的樣品和需返還用戶的樣品還應(yīng)記錄返還樣品的重量。
8、樣品的保存和處理
(1) 樣品保存期根據(jù)檢驗檢測機(jī)構(gòu)的規(guī)定和樣品不同類型而異。如鮮樣等易腐爛變質(zhì)樣品保存期為半個月或樣品的自然保質(zhì)期等。
(2) 每半月清理1次過期樣品。由樣品管理員填寫“過期樣品清理審批單”, 報技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實施。
9、樣品資料的保存
檢驗委托書、任務(wù)流轉(zhuǎn)單、樣品制備記錄、樣品登記記錄表、樣品管理臺賬及客戶提供的有關(guān)資料一律歸檔保存。