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样品管理是贯穿于检验检测机构整个管理体系的重要内容。加强样品管理对提高检验检测机构的建设和管理水平具有重要的意义。
1、样品管理的目的 对样品的接收、制备、保管和处理等各个环节实施有效的质量控制, 保证样品的代表性、有效性和完整性。 2、样品管理员的要求
(1) 负责样品的入库、制备、发放、储存、整理和过期清理等工作。
(2) 应当熟悉检验检测机构的承检能力、样品的特性和制备规程, 严格按标准和规程制样、管理样品, 并做好相关记录。
(3) 熟练使用制样设备, 负责所用设备的维护、保养、送检。
(4) 负责样品室温度、湿度、通风等环境条件的控制, 按样品性质合理选择存放方式, 尽力保持样品性质不变。
(5) 监督领取、还样人员认真、客观填写样品领用和返还记录。
(6) 保持样品库及相关设备清洁、整齐, 保持样品摆放有序。
(7) 做好防火、防盗及样品安全、保密工作。
(8) 负责过期样品清理的申报及审批后的过期样品清理工作。
3、样品的接收
(1) 一切来样均由业务办公室负责办理接收手续。
(2) 样品抵达检验检测机构后, 应立即办理入库手续。抽样人员与样品管理员一起检查样品及样品包装、签封标志是否完好, 检查样品规格型号、批号、数量、生产单位是否与抽样单一致, 有无损坏、污染, 是否已过保质期等情况。对发现的问题应做好记录, 提出处理意见, 报业务办公室领导解决。
(3) 当有客户委托检测样品时, 由业务办公室管理人员与客户接洽, 要了解需检测的项目, 检测的方法等, 当确认可以承接时, 业务办公室管理人员与客户应当面查验样品状况, 核查样品的数量、送样量是否满足检测的要求, 指导委托方按规定填写“检验委托单”, 拟定取报告日期, 必要时可了解样品性质、保存条件、生产工艺等以利检测。特殊要求应在备注栏内填写清楚。最后由收、送样人核对签字。
4、样品的标识
检验检测机构应使每个样品均有可溯源的唯一标识。当样品接收后, 应当及时加贴样品标识, 并保证在整个流转期间标识的完整性, 确保样品不重号、不错号、不混淆。
5、样品的入库
(1) 收样人员应及时通知样品管理员将办理好登记手续的样品转入样品室。
(2) 样品应逐份登记建帐, 做到帐、物相符, 按照检验检测机构的样品编号规则对样品进行编号, 一样一号;正、副样应分区存放, 不同类别 (如食品类、饲料类) 的样品应分架摆放, 按编号顺序排列整齐。农药等有毒有害易挥发样品应单独存放。
(3) 样品室应采取措施防霉、防虫、防污染、防变质、防丢失。需要冷藏、冷冻、避光、密封、隔离保存的样品一定要采取相应的保存措施, 应配备空调、冰箱等设施, 样品冷藏柜和电冰箱应分区专用, 并经常查看样品, 发现问题及早处理。
(4) 样品库应清洁、整齐、干燥, 有安全设施。非样品管理人员未经允许不得进入样品库。
6、制样
(1) 样品管理员严格按照样品性质和检测规范的要求及时制备样品。
(2) 选择制样工具和方法, 遵守制备程序, 不得随意更改简化, 应保持制样场所清洁无污染, 确保样品制备的质量。
(3) 认真填写制样记录, 制备后正样供测试用, 副样保存供复测用。对于贵重样品、仲裁检验样品和需返还用户的样品还应记录制备样品和重量。
7、样品的领用、返还
(1) 有关检测人员凭“检测样品流转单”到样品库登记领取样品, 如样品不符合检测要求, 应向业务办公室负责人反映, 以便及时采取相应处理措施。
(2) 测试用样品一般应摘去商标, 用样品编号代替。
(3) 称样完毕, 应及时将剩余的完好样品退样品库保存。由样品管理员做好返还样品的验收、登记、入库。对于贵重样品、仲裁检验的样品和需返还用户的样品还应记录返还样品的重量。
8、样品的保存和处理
(1) 样品保存期根据检验检测机构的规定和样品不同类型而异。如鲜样等易腐烂变质样品保存期为半个月或样品的自然保质期等。
(2) 每半月清理1次过期样品。由样品管理员填写“过期样品清理审批单”, 报技术负责人批准后实施。
9、样品资料的保存
检验委托书、任务流转单、样品制备记录、样品登记记录表、样品管理台账及客户提供的有关资料一律归档保存。